Politique de confidentialité

Déclaration de confidentialité d’OneSpace Security B.V.

25 octobre 2026

Lors du traitement des données à caractère personnel, OneSpace Security B.V. se conforme aux exigences de la législation applicable en matière de protection des données, telle que le règlement général sur la protection des données. Cela signifie que nous:

précisons clairement nos finalités avant de traiter des données à caractère personnel, au moyen de la présente déclaration de confidentialité;
limitons notre collecte de données à caractère personnel aux seules données nécessaires à des finalités légitimes;
d’abord vous demandons votre autorisation explicite pour traiter vos données à caractère personnel dans les cas où votre autorisation est requise;
prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données à caractère personnel et exigeons la même chose des parties qui traitent des données à caractère personnel pour notre compte;
respectons votre droit d’accès, de rectification et de suppression des données à caractère personnel que nous détenons.

OneSpace Security B.V. est le responsable du traitement de l’ensemble des données. Dans la présente déclaration de confidentialité, nous expliquons quel type de données à caractère personnel nous collectons et à quelles fins, dans le cadre de notre site web OneSpace. Nous vous recommandons de la lire attentivement.

Si vous avez des questions concernant le traitement des données à caractère personnel, vous trouverez les coordonnées d’OneSpace Security B.V. à la fin de la présente déclaration de confidentialité.

Inscription

Certaines fonctionnalités de notre service exigent que vous vous inscriviez au préalable. Vous devrez fournir certaines informations vous concernant et choisir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour le compte que nous créerons pour vous.

À cette fin, nous utilisons vos nom et adresse, votre adresse e-mail, votre pseudonyme, votre photo de profil et votre adresse IP. Nous le faisons sur la base de votre consentement. Nous conservons ces informations jusqu’à la fermeture de votre compte. Nous conservons ces données afin que vous n’ayez pas à les ressaisir à chaque visite de notre site web, et afin de pouvoir vous contacter dans le cadre de l’exécution du contrat, de la facturation et du paiement, ainsi que pour vous fournir un aperçu des produits et services que vous avez achetés auprès de nous.

Lors de l’inscription à notre application, vous pouvez choisir de synchroniser vos contacts avec notre application. Cela facilite l’ajout de contacts OneSpace à votre liste de contacts. Lorsque vous activez cette fonctionnalité, les contacts sont synchronisés localement sur votre appareil. Nous ne transférons pas votre carnet d’adresses vers nos serveurs. Lors du partage de fichiers, les coordonnées du destinataire sont partagées avec nos services afin de garantir que le fichier est envoyé à la bonne personne.

Si vous invitez une personne qui n’a pas encore OneSpace, nous envoyons une seule fois l’adresse e-mail ou le numéro de téléphone de cette personne à notre serveur, afin de lui faire parvenir une invitation unique par e-mail ou par SMS via nos prestataires d’e-mail et de SMS. Nous conservons cet identifiant avec votre compte jusqu’à ce que vous supprimiez votre compte.

Lorsque vous envoyez un fichier, nous conservons les adresses e-mail ou les numéros de téléphone des destinataires avec l’enregistrement de cet envoi pendant 12 mois au maximum.

Traitement de votre commande

Nous utilisons vos données à caractère personnel lors du traitement de votre commande. Nous pouvons partager vos données avec le service de livraison afin que votre commande vous soit livrée. Nous pouvons également obtenir des informations sur votre paiement auprès de votre banque ou de votre société de carte de crédit.

À cette fin, nous utilisons vos nom et adresse, votre adresse de facturation, votre adresse e-mail, vos données de paiement, votre pseudonyme et votre adresse IP. Nous avons besoin de ces données en raison de notre contrat avec vous. Nous conservons ces informations jusqu’à ce que votre commande soit finalisée. Certains types de données à caractère personnel seront conservés plus longtemps en raison de l’obligation légale de conservation fiscale (la durée légale de conservation).

Newsletter et offres par e-mail

Nous envoyons une newsletter avec des actualités sur OneSpace, des conseils et des offres. Vous la recevez si vous vous y êtes inscrit, par exemple dans une fenêtre pop-up de notre site web, en demandant l’une de nos check-lists, ou en cochant la case de la newsletter lors d’un achat chez nous ou de la création d’un compte pour notre démo web. Dans ce cas, nous vous l’envoyons sur la base de votre consentement. Pour certaines inscriptions, nous vous demandons d’abord de confirmer votre adresse: nous vous envoyons un e-mail contenant un lien, et l’inscription ne compte qu’une fois que vous avez confirmé. Si vous étiez déjà sur notre liste de diffusion avant son transfert vers un nouveau système d’e-mail en juillet 2026, par exemple parce que vous aviez créé auparavant un compte pour notre démo web, votre adresse a été reprise avec cette liste et vous pouvez aussi recevoir la newsletter. Vous pouvez vous en désinscrire à tout moment.

Si vous achetez chez nous, nous pouvons aussi vous envoyer des e-mails sur des produits OneSpace similaires à celui que vous avez acheté, même si vous ne vous êtes pas inscrit à la newsletter. Par exemple, nous pouvons vous proposer de renouveler votre licence avant ou après son expiration, ou vous proposer une licence supplémentaire. Si vous avez acheté chez nous avant le transfert de notre liste de diffusion vers un nouveau système d’e-mail en juillet 2026, vous pouvez aussi recevoir notre newsletter sur des produits comme celui que vous avez acheté, parce que votre adresse a été reprise avec cette liste, et vous pouvez vous en désinscrire à tout moment. Depuis ce transfert, un achat chez nous ne vous inscrit pas à la newsletter elle-même. Pour la recevoir, inscrivez-vous, par exemple avec la case de la newsletter lors du paiement sur notre site web. Ces e-mails reposent sur notre relation client existante avec vous et sur notre intérêt légitime à informer nos clients de produits comme celui qu’ils ont acheté. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, gratuitement: chacun de ces e-mails contient un lien de désinscription, et vous pouvez aussi y répondre ou écrire à [email protected]. Environ un mois avant l’expiration d’une licence, nous vous envoyons aussi un message de service indiquant sa date d’expiration, avec un lien pour la renouveler. Si vous vous désinscrivez de la newsletter et de nos offres, vous recevez toujours ce message, mais si vous vous désinscrivez de tous nos e-mails, vous ne le recevez plus. Vous pouvez aussi l’arrêter en y répondant ou en écrivant à [email protected]. Les autres e-mails de service concernant votre commande et votre licence sont distincts: nous vous les envoyons parce que nous en avons besoin pour vous livrer ce que vous avez acheté.

Si vous saisissez votre adresse e-mail lors du paiement et partez sans finaliser votre commande, nous pouvons vous envoyer un seul e-mail sur ce que vous avez laissé dans votre panier. Nous conservons ce panier, avec l’adresse e-mail et votre adresse IP, pendant 30 jours au maximum. Après l’envoi de cet e-mail, nous gardons une trace de son envoi à votre adresse e-mail, afin de ne jamais l’envoyer deux fois. Pour tout cela, nous utilisons votre adresse e-mail et, si vous nous les avez communiqués, votre nom et votre pays. Si vous avez acheté chez nous, nous conservons aussi le nombre de commandes passées et la date de votre premier achat. Si vous vous êtes inscrit, nous conservons comment, quand et où vous l’avez fait, y compris l’adresse IP utilisée, comme preuve de votre consentement. Nous enregistrons également quels e-mails nous vous avons envoyés et s’ils ont été remis, ouverts ou cliqués. Si vous vous désinscrivez ou vous opposez à ces e-mails, nous cessons de vous envoyer la newsletter, nos offres et les rappels de panier, et nous plaçons votre adresse e-mail sur une liste d’adresses qui ne doivent pas les recevoir, afin de ne pas vous les envoyer à nouveau par erreur. Nous conservons vos autres données dans notre système d’e-mail jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer, ce que vous pouvez faire à [email protected].

Accès au portail

Au sein de notre portail, vous avez accès à un environnement de gestion vous permettant de définir, préciser et modifier des paramètres. Nous conservons un historique de vos activités à titre de preuve.

À cette fin, nous utilisons votre adresse e-mail, votre pseudonyme, votre photo de profil et votre adresse IP. Nous le faisons sur la base de votre consentement. Nous conservons ces informations jusqu’à la fin de nos services à votre égard.

Abonnement

Via OneSpace, vous pouvez souscrire un abonnement payant. Nous utilisons vos données à caractère personnel pour finaliser le paiement.

À cette fin, nous utilisons vos nom et adresse, votre adresse de facturation, votre adresse e-mail, vos données de paiement, votre pseudonyme et votre adresse IP. Nous avons besoin de ces données en raison de notre contrat avec vous. Nous conservons ces informations pendant un an après la résiliation de votre abonnement. Certains types de données à caractère personnel seront conservés plus longtemps en raison de l’obligation légale de conservation fiscale.

Ajout d’un achat à votre compte de l’application

Lorsque vous achetez OneSpace sur notre site web, nous conservons un enregistrement de l’achat afin qu’il puisse être ajouté à votre compte de l’application OneSpace dès que vous confirmez la même adresse e-mail dans l’application.

Cet enregistrement ne contient pas votre adresse e-mail. Il contient à la place un hachage à clé de celle-ci : un code que nous calculons à partir de l’adresse à l’aide d’une clé secrète. Nous ne pouvons pas retrouver l’adresse à partir de ce code. Nous pouvons seulement vérifier si une adresse que vous confirmez plus tard dans l’application y correspond. À côté du hachage, nous conservons ce que vous avez acheté, la référence de la commande, le mois d’achat, les dates et le statut dont nous avons besoin pour le traitement et, pour une licence à vie, le code de licence jusqu’à ce que l’achat ait été ajouté à votre compte.

Notre boutique en ligne et notre prestataire de paiement disposent déjà de votre commande, y compris votre adresse e-mail (voir « Traitement de votre commande » et « Abonnement » ci-dessus). La boutique en ligne transmet l’adresse une seule fois à notre serveur de comptes, via une connexion authentifiée, et le serveur de comptes ne conserve que le hachage.

Lorsque l’achat a été ajouté à votre compte, nous supprimons le hachage, la référence de la commande et le code de licence de cet enregistrement. Il reste le mois d’achat, le produit et la date à laquelle il a été ajouté. Cela ne contient plus ni votre adresse ni votre code de licence, et nous ne l’utilisons que pour compter combien d’achats parviennent à un compte de l’application. Si vous êtes remboursé, nous supprimons de la même manière le hachage, la référence de la commande et le code de licence. Si l’achat n’est jamais ajouté à un compte, nous supprimons l’enregistrement complet 24 mois après un achat à vie, ou 3 mois après la fin d’un abonnement.

Chaque fois qu’un code de licence à vie est ajouté à un compte de l’application, le service qui active les codes de licence enregistre, à côté du code, un hachage à clé du numéro interne de ce compte. Il n’enregistre avec le code ni votre adresse e-mail, ni votre nom d’utilisateur, ni le numéro interne lui-même, et le hachage ne peut pas être reconverti en numéro sans notre clé secrète. Si le même compte envoie de nouveau le code, par exemple après une coupure de connexion, le hachage permet au service de reconnaître ce compte et de confirmer le code au lieu de le refuser. Tout autre compte est toujours refusé. Le service enregistre également la date à laquelle le code a été utilisé et la conserve avec le code pendant 5 ans, soit la même durée que celle pendant laquelle notre boutique en ligne conserve les données à caractère personnel d’une commande. Nous supprimons le hachage 25 mois après l’utilisation du code.

Nous le faisons pour vous fournir ce que vous avez payé, dans le cadre de notre contrat avec vous.

Enregistrements des paiements et des abonnements

Lorsqu’un abonnement commence, est renouvelé, change, est résilié ou prend fin, que vous l’ayez souscrit sur notre site web ou dans une boutique d’applications, le service qui gère nos abonnements (RevenueCat) en informe nos serveurs. Nous notons également le moment où un achat est ajouté à votre compte. Pour chacun de ces événements, nous conservons ce qui s’est passé, le produit, la période de facturation, la date, le motif indiqué en cas de résiliation et un hachage à clé du numéro interne de votre compte au lieu de votre nom ou de votre adresse e-mail.

Nous avons besoin de ces enregistrements pour que votre accès reste correct, et nous avons un intérêt légitime à les utiliser pour comprendre l’évolution de nos ventes et de nos abonnements. Nous les conservons pendant 13 mois. Ensuite, nous ne conservons que des totaux mensuels, qui ne contiennent rien vous concernant.

Gestion de votre abonnement

Lorsque vous souscrivez un abonnement sur notre site web, nous vous envoyons par e-mail un lien qui vous permet de modifier votre moyen de paiement ou votre formule, ou de résilier. Le lien est valable 30 jours.

Si le lien a expiré ou si vous ne le trouvez pas, vous pouvez en demander un nouveau sur notre site web en saisissant votre adresse e-mail. Si un abonnement existe chez nous pour cette adresse, nous y envoyons un nouveau lien. La page affiche le même message dans les deux cas et ne révèle donc pas si une adresse a un abonnement. Nous utilisons l’adresse saisie uniquement pour cette vérification et ne la conservons pas. Pour éviter les abus, nous comptons les demandes par connexion à l’aide d’une adresse IP hachée, que nous supprimons dans l’heure.

Formulaire de contact

Vous pouvez utiliser notre formulaire de contact pour poser des questions ou formuler toute demande.

For this purpose, we use your name and address details, phone number, email address and IP address. We do this because we have a legitimate interest in answering the questions people send us. We store this information until we are sure that you are satisfied with our response and 24 months thereafter. This way we can easily access the information in case you have any following questions and train our customer service to improve even more.

Chat with Lumi

You can ask us a question with the Lumi chat button on our website. Until you click it, our website does not load anything from Zendesk or send anything to it. When you click it, your browser loads the chat from Zendesk, Inc., the company that runs our support system. From then on, Zendesk receives your IP address, details about your browser and the address of the page you are viewing. Zendesk may pass some of this to companies it uses for the chat, for example a service that reports technical errors. The chat also stores a few items in your browser that it needs to work, such as a code that tells it which conversation is yours. These items are deleted when you close the browser tab. We have turned off Zendesk's own visitor statistics in the chat.

People from our support team read and answer your messages. We use your messages, and the name and email address you give us, to answer your question and any follow-up questions. We also keep track of the kinds of questions we get, so we can improve our product and our support. Zendesk processes this data for us. We have a data processing agreement with Zendesk for this. Zendesk may also handle the data outside the European Union, for example in the United States. Zendesk protects those transfers with safeguards that the GDPR accepts: the EU-U.S. Data Privacy Framework, its binding corporate rules and standard contractual clauses. Our basis for all of this is our legitimate interest in answering the questions people send us. You can object at any time by writing to [email protected]. We keep the conversation for 24 months after we have finished helping you. Then we delete it.

Liens que nous envoyons après un commentaire sur Instagram

Lorsque vous commentez un mot-clé sous l’une de nos publications Instagram, par exemple PASSPORT, nous vous envoyons le lien que vous avez demandé dans un message privé. Pour envoyer ce message, nous utilisons ManyChat, Inc., une société établie aux États-Unis. ManyChat reçoit votre nom d’utilisateur Instagram, votre commentaire et les messages que vous échangez avec nous dans cette conversation.

Nous utilisons ces données uniquement pour vous envoyer le lien et pour répondre aux questions que vous nous posez en retour, parce que vous l’avez demandé. Nous ne vous inscrivons sur aucune liste de diffusion et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Nous les supprimons dans ManyChat au bout de 12 mois. Vous pouvez aussi nous demander de les supprimer plus tôt, comme indiqué ci-dessous.

Statistiques et personnalisation

Nous tenons des statistiques sur l’utilisation de notre site web. Ces statistiques nous aident par exemple à ne vous montrer que des informations qui vous concernent. Nous respectons bien entendu votre vie privée à tout moment. Si vous ne souhaitez pas que nous tenions ces statistiques, faites-le nous savoir.

À cette fin, nous utilisons votre adresse e-mail et votre adresse IP. Nous avons un intérêt légitime à le faire. Nous conservons ces informations pendant six mois.

Promotion

Outre les publicités présentes sur le site web, nous pouvons vous informer de nouveaux produits ou services:

par e-mail
via les réseaux sociaux

Vous pouvez vous opposer à tout moment à cette communication promotionnelle. Chaque e-mail contient un lien de désinscription. Sur les réseaux sociaux, vous pouvez nous bloquer ou utiliser l’option de désinscription. Vous pouvez également nous en informer via votre compte. Vous pouvez en outre nous en informer via le portail.

Données de localisation

Si nécessaire, nous pouvons collecter vos données de localisation (GPS). Le cas échéant, votre consentement préalable vous sera demandé.

Ces données de localisation et d’autres données peuvent également être stockées et traitées par le fournisseur du logiciel de navigation/cartographie, tel que Google Maps, mais ces données pourraient également être utilisées, par exemple, par Google ou Apple lui-même. Nous n’avons aucun contrôle sur leurs actions. Nous vous recommandons de lire la déclaration de confidentialité applicable du fournisseur concerné.

Communication de données à des tiers

Hormis les parties nécessaires à la fourniture des services mentionnés ci-dessus, nous ne communiquons en aucun cas vos données à caractère personnel à d’autres entreprises ou organisations, sauf si la loi nous y oblige (par exemple, lorsque la police exige l’accès à des données à caractère personnel dans le cadre d’une infraction présumée).

Statistiques

Nous établissons des statistiques sur l’utilisation de notre site web.

Cookies

Notre site web utilise des cookies. Les cookies sont de petits fichiers dans lesquels nous pouvons stocker des informations, afin que vous n’ayez pas à les saisir à nouveau. Nous pouvons également les utiliser pour savoir si vous nous rendez à nouveau visite.

Lors de votre première visite sur notre site web, nous vous afficherons une notification expliquant nos cookies et vous demanderons votre autorisation pour l’utilisation de ces cookies.

Vous pouvez désactiver l’utilisation des cookies via les paramètres de votre navigateur, mais certaines parties de notre site web pourraient alors ne plus fonctionner correctement.

Nous avons conclu des accords avec d’autres parties qui placent des cookies via notre site web. Nous ne pouvons néanmoins pas contrôler entièrement ce qu’elles font de leurs cookies; veuillez donc également consulter leurs déclarations de confidentialité.

Google Analytics

Nous utilisons Google Analytics pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web. Il ne se charge que si vous acceptez les cookies statistiques dans notre bandeau de consentement. Si vous refusez, ou si vous n’avez pas encore répondu au bandeau, il ne se charge pas et n’envoie rien. Nous avons conclu un accord de sous-traitance avec Google et nous n’autorisons pas Google à utiliser ce qu’il collecte ici pour ses autres services.

La mesure de notre propre site web

Nous mesurons la façon dont nos pages se chargent et dont elles sont utilisées, à l’aide d’un logiciel que nous exécutons sur nos propres serveurs. Cela vaut pour chaque visiteur, y compris avant que vous ne répondiez au bandeau de consentement, car rien n’est déposé ni lu sur votre appareil.

Pour chaque page consultée, nous enregistrons l’adresse de la page, la page ou le site d’où vous venez, la largeur de votre fenêtre de navigateur, un type d’appareil approximatif, le moteur de navigateur que vous utilisez, le pays d’où provient votre connexion, des mesures de vitesse de chargement, ainsi qu’un nombre généré aléatoirement qui n’existe que pour cette seule consultation.

Nous ne conservons ni votre adresse IP, ni votre nom ou votre adresse e-mail, ni ce que vous saisissez, ni aucun identifiant qui nous permettrait de vous reconnaître lors d’une visite ultérieure. Nous utilisons brièvement votre adresse IP, sous forme hachée, pour limiter la fréquence à laquelle un même visiteur peut nous envoyer ces mesures, et nous la supprimons dans les dix minutes. Sans identifiant durable, ces enregistrements peuvent montrer qu’une page a été consultée et à quelle vitesse elle s’est chargée, mais pas qui l’a consultée, et ils ne peuvent pas vous suivre d’une visite à l’autre. Si vous venez d’un autre site web, nous réduisons cette adresse à son nom de domaine avant de l’enregistrer et nous supprimons le reste.

Nous conservons ces enregistrements pendant 180 jours, puis nous les supprimons. Nous ne les partageons avec personne.

Sécurité

Nous prenons des mesures de sécurité afin de réduire les usages abusifs et les accès non autorisés aux données à caractère personnel. Nous assumons la responsabilité de la sécurité de vos données à caractère personnel. Nous actualisons nos mesures de sécurité afin de garantir un stockage sûr des données à caractère personnel et de surveiller ce qui pourrait mal tourner.

Modifications de la présente déclaration de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente déclaration. Nous vous recommandons de consulter régulièrement cette déclaration, afin de rester informé de toute modification.

Consultation et modification de vos données

Vous pouvez toujours nous contacter si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ou si vous souhaitez consulter, modifier ou supprimer vos données à caractère personnel.

Vous disposez des droits suivants:

Droit d’accès: vous avez le droit de savoir quel type de données à caractère personnel nous avons traitées à votre sujet;
Droit de rectification: vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel que nous avons traitées à votre sujet, si ces informations sont (partiellement) inexactes;
Droit d’opposition: vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel par nos soins, ou à la prospection directe;
Droit à l’oubli: vous pouvez nous demander de supprimer toute donnée à caractère personnel que nous avons traitée à votre sujet;
Droit à la portabilité des données: si cela est techniquement possible, vous avez le droit de nous demander de transférer les données à caractère personnel traitées à un tiers;
Droit à la limitation du traitement: vous pouvez nous demander de limiter (temporairement) le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous exercez l’un des droits mentionnés ci-dessus, nous pourrons vous demander de vous identifier au moyen d’une pièce d’identité valide, afin de confirmer qu’il s’agit bien de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, il est important de masquer votre numéro de sécurité sociale et votre photo.

Nous répondrons généralement à votre demande dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé si la demande s’avère complexe ou liée à un droit spécifique. Vous serez informé de toute prolongation éventuelle de ce délai.

Réclamations

Si vous souhaitez déposer une réclamation concernant notre utilisation des données à caractère personnel, veuillez envoyer un e-mail détaillant votre réclamation à [email protected]. Nous examinerons et répondrons à toute réclamation que nous recevons.

Si vous estimez que nous ne vous aidons pas de la manière appropriée, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente. Pour les Pays-Bas, il s’agit de l’Autoriteit Persoonsgegevens.

Coordonnées

OneSpace Security B.V.
Torenlaan 19A
1251HE Laren
[email protected]

Partagez vos fichiers avec qui vous voulez, où vous voulez. Toujours chiffrés.

Les petits caractères, en toute transparence.