De kleine lettertjes, in het volle zicht.

Privacyverklaring van OneSpace Security B.V.

25 oktober 2026

Bij de verwerking van persoonsgegevens werkt OneSpace Security B.V. conform de eisen van de toepasselijke privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit betekent dat wij:

• onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat we persoonsgegevens verwerken, door middel van deze privacyverklaring;
• onze verzameling van persoonsgegevens beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor gerechtvaardigde doeleinden;
• eerst uitdrukkelijk toestemming vragen om je persoonsgegevens te verwerken, in gevallen waarin je toestemming vereist is;
• passende beveiligingsmaatregelen nemen om je persoonsgegevens te beschermen, en hetzelfde eisen van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken;
• je recht respecteren om de persoonsgegevens die wij van je hebben in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen.

OneSpace Security B.V. is verantwoordelijk voor alle gegevensverwerking. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en voor welke doeleinden, binnen onze website OneSpace. We raden je aan deze zorgvuldig te lezen.

Heb je vragen over de verwerking van persoonsgegevens? Dan vind je de contactgegevens van OneSpace Security B.V. aan het einde van deze privacyverklaring.

Registratie

Voor bepaalde functies van onze dienst moet je je eerst registreren. Je geeft dan wat informatie over jezelf en kiest een gebruikersnaam en wachtwoord voor het account dat we voor je aanmaken.

Hiervoor gebruiken we je naam- en adresgegevens, e-mailadres, bijnaam, profielfoto en IP-adres. Dit doen we op basis van je toestemming. We bewaren deze gegevens totdat je je account sluit. We bewaren deze gegevens zodat je ze niet telkens opnieuw hoeft in te voeren wanneer je onze website bezoekt, en om contact met je op te nemen in verband met de uitvoering van de overeenkomst, facturatie en betaling, en om een overzicht te geven van de producten en diensten die je bij ons hebt aangeschaft.

Tijdens de registratie voor onze app kun je ervoor kiezen je contacten te synchroniseren met onze applicatie. Dit maakt het eenvoudiger om OneSpace-contacten aan je contactenlijst toe te voegen. Als je deze functie inschakelt, worden contacten lokaal op je apparaat gesynchroniseerd. We uploaden je adresboek niet naar onze servers. Bij het delen van bestanden worden bestemmingsgegevens gedeeld met onze diensten, om ervoor te zorgen dat het bestand bij de juiste persoon terechtkomt.

Als je iemand uitnodigt die OneSpace nog niet heeft, sturen we het e-mailadres of telefoonnummer van die persoon eenmalig naar onze server om één uitnodiging per e-mail of sms te bezorgen via onze e-mail- en sms-dienstverlener. We bewaren dat gegeven bij je account tot je je account verwijdert.

Als je een bestand verstuurt, bewaren we de e-mailadressen of telefoonnummers van de ontvangers bij de gegevens van die verzending, maximaal 12 maanden.

Verwerking van je bestelling

We gebruiken je persoonsgegevens bij het verwerken van je bestelling. We kunnen je gegevens delen met de bezorgdienst om je bestelling te laten leveren. Ook kunnen we informatie over je betaling opvragen bij je bank of creditcardmaatschappij.

Hiervoor gebruiken we je naam- en adresgegevens, factuuradres, e-mailadres, betaalgegevens, bijnaam en IP-adres. We hebben deze gegevens nodig vanwege onze overeenkomst met jou. We bewaren deze gegevens totdat je bestelling is afgerond. Bepaalde soorten persoonsgegevens worden langer bewaard in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht (de wettelijke bewaartermijn).

Nieuwsbrief en aanbiedingen per e-mail

We versturen een nieuwsbrief met nieuws over OneSpace, tips en aanbiedingen. Je krijgt die als je je ervoor hebt aangemeld, bijvoorbeeld in een pop-up op onze website, toen je een van onze checklists aanvroeg, of door het vakje voor de nieuwsbrief aan te vinken toen je iets bij ons kocht of een account aanmaakte voor onze webdemo. In dat geval versturen we de nieuwsbrief op basis van je toestemming. Bij sommige aanmeldingen vragen we je eerst je adres te bevestigen: we sturen je een e-mail met een link, en de aanmelding telt pas als je hebt bevestigd. Stond je al op onze mailinglijst voordat we die in juli 2026 naar een nieuw e-mailsysteem overzetten, bijvoorbeeld omdat je daarvoor een account voor onze webdemo had aangemaakt, dan is je adres met die lijst meegekomen en kun je de nieuwsbrief ook krijgen. Je kunt je op elk moment afmelden.

Als je iets bij ons koopt, kunnen we je ook e-mailen over OneSpace-producten die lijken op wat je kocht, ook als je je niet voor de nieuwsbrief hebt aangemeld. We kunnen je bijvoorbeeld aanbieden je licentie te verlengen, voor of nadat die afloopt, of je een extra licentie aanbieden. Als je bij ons kocht vóór de overstap van onze mailinglijst naar een nieuw e-mailsysteem in juli 2026, kun je ook onze nieuwsbrief krijgen over producten zoals het product dat je kocht, omdat je adres met die lijst is meegekomen, en je kunt je daar op elk moment voor afmelden. Sinds die overstap meldt een aankoop bij ons je niet aan voor de nieuwsbrief zelf. Wil je de nieuwsbrief, meld je dan aan, bijvoorbeeld met het vakje voor de nieuwsbrief bij het afrekenen op onze website. De grondslag voor deze e-mails is onze bestaande klantrelatie met jou en ons gerechtvaardigd belang om klanten te informeren over producten zoals het product dat ze kochten. Je kunt op elk moment kosteloos bezwaar maken: elk van deze e-mails bevat een afmeldlink, en je kunt ook de e-mail beantwoorden of schrijven naar [email protected]. Ongeveer een maand voordat een licentie afloopt, sturen we je ook een servicebericht met de vervaldatum en een link om de licentie te verlengen. Als je je afmeldt voor de nieuwsbrief en onze aanbiedingen, krijg je dat bericht nog steeds, maar als je je afmeldt voor al onze e-mails, krijg je het niet meer. Je kunt het ook stoppen door het te beantwoorden of door te schrijven naar [email protected]. Andere service-e-mails over je bestelling en licentie staan hier los van: die sturen we omdat we ze nodig hebben om te leveren wat je kocht.

Als je bij het afrekenen je e-mailadres invult en weggaat zonder je bestelling af te ronden, kunnen we je één e-mail sturen over wat je in je winkelwagen liet staan. Die winkelwagen bewaren we, samen met het e-mailadres en je IP-adres, maximaal 30 dagen. Nadat we die e-mail hebben gestuurd, houden we bij dat we hem naar je e-mailadres hebben gestuurd, zodat we hem nooit twee keer sturen. Voor dit alles gebruiken we je e-mailadres en, als je die aan ons hebt gegeven, je naam en land. Als je iets bij ons kocht, bewaren we ook hoeveel bestellingen je plaatste en wanneer je voor het eerst kocht. Als je je hebt aangemeld, bewaren we hoe, wanneer en waar je dat deed, inclusief het IP-adres dat je gebruikte, als bewijs van je toestemming. Ook houden we bij welke van onze e-mails we je stuurden en of ze zijn afgeleverd, geopend of aangeklikt. Als je je afmeldt of bezwaar maakt, sturen we je de nieuwsbrief, onze aanbiedingen en herinneringen over je winkelwagen niet meer, en zetten we je e-mailadres op een lijst van adressen die ze niet mogen krijgen, zodat we ze je niet per ongeluk opnieuw sturen. Je overige gegevens bewaren we in ons e-mailsysteem totdat je ons vraagt ze te verwijderen. Dat kan via [email protected].

Toegang tot het portaal

Binnen ons portaal heb je toegang tot een beheeromgeving waarin je instellingen kunt vastleggen, specificeren en wijzigen. We houden je activiteiten bij als bewijs.

Hiervoor gebruiken we je e-mailadres, bijnaam, profielfoto en IP-adres. Dit doen we op basis van je toestemming. We bewaren deze gegevens totdat onze dienstverlening aan jou is beëindigd.

Abonnement

Via OneSpace kun je een betaald abonnement afsluiten. We gebruiken je persoonsgegevens om de betaling af te ronden.

Hiervoor gebruiken we je naam- en adresgegevens, factuuradres, e-mailadres, betaalgegevens, bijnaam en IP-adres. We hebben deze gegevens nodig vanwege onze overeenkomst met jou. We bewaren deze gegevens gedurende één jaar nadat je je abonnement hebt opgezegd. Bepaalde soorten persoonsgegevens worden langer bewaard in verband met de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Een aankoop aan je app-account toevoegen

Als je OneSpace op onze website koopt, bewaren we een registratie van de aankoop, zodat die aan je OneSpace-app-account kan worden toegevoegd zodra je in de app hetzelfde e-mailadres bevestigt.

Deze registratie bevat je e-mailadres niet. In plaats daarvan bevat ze een hash met sleutel ervan: een code die we met een geheime sleutel uit het adres berekenen. Uit die code kunnen we het adres niet teruglezen. We kunnen alleen controleren of een adres dat je later in de app bevestigt ermee overeenkomt. Naast de hash bewaren we wat je hebt gekocht, de orderreferentie, de maand van aankoop, de datums en de status die we nodig hebben om de aankoop te verwerken en, bij een lifetime-licentie, de licentiecode totdat de aankoop aan je account is toegevoegd.

Onze webshop en onze betaalprovider hebben je bestelling al, inclusief je e-mailadres (zie “Verwerking van je bestelling” en “Abonnement” hierboven). De webshop stuurt het adres één keer naar onze accountserver, via een geauthenticeerde verbinding, en de accountserver slaat alleen de hash op.

Zodra de aankoop aan je account is toegevoegd, verwijderen we de hash, de orderreferentie en de licentiecode uit deze registratie. Wat overblijft is de maand van aankoop, het product en de datum waarop de aankoop is toegevoegd. Daarin staan je adres en je licentiecode niet meer, en we gebruiken het alleen om te tellen hoeveel aankopen een app-account bereiken. Krijg je je geld terug, dan verwijderen we de hash, de orderreferentie en de licentiecode op dezelfde manier. Wordt de aankoop nooit aan een account toegevoegd, dan verwijderen we de hele registratie 24 maanden na een lifetime-aankoop, of 3 maanden nadat een abonnement is afgelopen.

Telkens wanneer een lifetime-licentiecode aan een app-account wordt toegevoegd, slaat de dienst die licentiecodes activeert naast de code een hash met sleutel op van het interne nummer van dat account. Je e-mailadres, je gebruikersnaam en het interne nummer zelf slaat die dienst niet bij de code op, en zonder onze geheime sleutel is de hash niet terug te rekenen naar het nummer. Stuurt hetzelfde account de code opnieuw, bijvoorbeeld na een verbroken verbinding, dan herkent de dienst dat account aan de hash en bevestigt hij de code in plaats van die te weigeren. Elk ander account wordt nog steeds geweigerd. De dienst legt ook vast wanneer de code is ingewisseld, en bewaart die datum 5 jaar bij de code, dezelfde bewaartermijn die onze webshop aanhoudt voor de persoonsgegevens van een bestelling. We verwijderen de hash 25 maanden nadat de code is ingewisseld.

We doen dit om te leveren waarvoor je hebt betaald, als onderdeel van onze overeenkomst met jou.

Registratie van betalingen en abonnementen

Als een abonnement start, wordt verlengd, verandert, wordt opgezegd of afloopt, of je het nu op onze website of in een appstore hebt afgesloten, laat de dienst die onze abonnementen beheert (RevenueCat) dat aan onze servers weten. We noteren ook wanneer een aankoop aan je account wordt toegevoegd. Van elk van deze gebeurtenissen bewaren we wat er gebeurde, het product, de factuurperiode, de datum, de opgegeven reden bij een opzegging, en een hash met sleutel van het interne nummer van je account in plaats van je naam of e-mailadres.

We hebben deze registraties nodig om je toegang juist te houden, en we hebben een gerechtvaardigd belang om ze te gebruiken om te begrijpen hoe onze verkoop en abonnementen zich ontwikkelen. We bewaren ze 13 maanden. Daarna bewaren we alleen maandtotalen, waarin niets over jou staat.

Je abonnement beheren

Als je op onze website een abonnement afsluit, mailen we je een link waarmee je je betaalmethode of abonnementsvorm kunt wijzigen, of kunt opzeggen. De link werkt 30 dagen.

Is de link verlopen of kun je hem niet vinden, dan kun je op onze website een nieuwe aanvragen door je e-mailadres in te vullen. Heeft dat adres een abonnement bij ons, dan sturen we er een nieuwe link naartoe. De pagina toont in beide gevallen hetzelfde bericht, zodat niet te zien is of een adres een abonnement heeft. We gebruiken het adres dat je invult alleen voor deze controle en slaan het niet op. Om misbruik te voorkomen tellen we aanvragen per verbinding met een gehasht IP-adres, dat we binnen een uur verwijderen.

Contactformulier

Je kunt ons contactformulier gebruiken om vragen te stellen of een verzoek in te dienen.

Hiervoor gebruiken we je naam- en adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres en IP-adres. Dit doen we omdat we een gerechtvaardigd belang hebben bij het beantwoorden van de vragen die mensen ons sturen. We bewaren deze gegevens totdat we zeker weten dat je tevreden bent met ons antwoord, en nog 24 maanden daarna. Zo kunnen we de informatie makkelijk terugvinden bij eventuele vervolgvragen, en trainen we onze klantenservice om nog beter te worden.

Chatten met Lumi

Met de chatknop Lumi op onze website kun je ons een vraag stellen. Zolang je niet op de knop klikt, laadt onze website niets van Zendesk en stuurt hij niets naar Zendesk. Klik je erop, dan laadt je browser de chat van Zendesk, Inc., het bedrijf achter ons supportsysteem. Vanaf dat moment ontvangt Zendesk je IP-adres, gegevens over je browser en het adres van de pagina die je bekijkt. Zendesk kan een deel daarvan doorgeven aan bedrijven die Zendesk voor de chat inschakelt, bijvoorbeeld een dienst die technische fouten meldt. De chat bewaart ook een paar gegevens in je browser die hij nodig heeft om te werken, zoals een code waaraan hij herkent welk gesprek van jou is. Die worden gewist als je het tabblad sluit. De eigen bezoekersstatistieken van Zendesk hebben we in de chat uitgezet.

Mensen van ons supportteam lezen en beantwoorden je berichten. We gebruiken je berichten, en de naam en het e-mailadres die je ons geeft, om je vraag en eventuele vervolgvragen te beantwoorden. We houden ook bij wat voor vragen we krijgen, zodat we ons product en onze support kunnen verbeteren. Zendesk verwerkt deze gegevens voor ons. Daarvoor hebben we een verwerkersovereenkomst met Zendesk. Zendesk kan de gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Die doorgifte beschermt Zendesk met waarborgen die de AVG erkent: het EU-U.S. Data Privacy Framework, zijn bindende bedrijfsvoorschriften en standaardcontractbepalingen. De grondslag voor dit alles is ons gerechtvaardigd belang om de vragen te beantwoorden die mensen ons sturen. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken door te schrijven naar [email protected]. We bewaren het gesprek nog 24 maanden nadat we je vraag hebben afgehandeld. Daarna verwijderen we het.

Links die we sturen na een reactie op Instagram

Reageer je met een trefwoord onder een van onze Instagram-posts, bijvoorbeeld PASSPORT, dan sturen we je de link waar je om vroeg in een privébericht. Daarvoor gebruiken we ManyChat, Inc., een bedrijf in de Verenigde Staten. ManyChat ontvangt je Instagram-gebruikersnaam, je reactie en de berichten die je in dat gesprek met ons uitwisselt.

We gebruiken die alleen om je de link te sturen en om een vraag te beantwoorden als je die terugstuurt, omdat je daar zelf om vroeg. We zetten je niet op een mailinglijst en gebruiken ze niet voor advertenties. We verwijderen ze in ManyChat na 12 maanden. Je kunt ons ook vragen ze eerder te verwijderen, zoals hieronder staat.

Statistieken en personalisatie

We houden statistieken bij over het gebruik van onze website. Deze statistieken helpen ons om je bijvoorbeeld alleen informatie te tonen die voor jou relevant is. We respecteren daarbij uiteraard altijd je privacy. Wil je niet dat we deze statistieken bijhouden, laat het ons dan weten.

Hiervoor gebruiken we je e-mailadres en IP-adres. We hebben hier een gerechtvaardigd belang bij. We bewaren deze gegevens gedurende zes maanden.

Promotie

Naast de advertenties op de website kunnen we je informeren over nieuwe producten of diensten:

• per e-mail
• via social media

Je kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze promotionele communicatie. Elke e-mail bevat een afmeldlink. Op social media kun je ons blokkeren of de afmeldoptie gebruiken. Je kunt ons ook via je account laten weten dat je dit niet wilt. Daarnaast kun je ons informeren via het portaal.

Locatiegegevens

Indien nodig kunnen we je locatiegegevens (GPS) verzamelen. Als dat het geval is, vragen we je vooraf om toestemming.

Deze locatiegegevens en andere gegevens kunnen ook worden opgeslagen en verwerkt door de aanbieder van de navigatie-/kaartsoftware, zoals Google Maps, maar de gegevens kunnen ook worden gebruikt door bijvoorbeeld Google of Apple zelf. Wij hebben geen controle over hun handelen. We raden je aan de toepasselijke privacyverklaring van de betreffende aanbieder te lezen.

Verstrekking van gegevens aan derden

Behalve aan de partijen die nodig zijn om de hierboven genoemde diensten te leveren, verstrekken we je persoonsgegevens onder geen enkele omstandigheid aan andere bedrijven of organisaties, tenzij we daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld wanneer de politie toegang tot persoonsgegevens eist bij een verdenking van een strafbaar feit).

Statistieken

We houden statistieken bij over het gebruik van onze website.

Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestanden waarin we informatie kunnen opslaan, zodat je die informatie niet opnieuw hoeft in te vullen. We kunnen ze ook gebruiken om te zien of je ons opnieuw bezoekt.

De eerste keer dat je onze website bezoekt, tonen we een melding waarin we onze cookies uitleggen en vragen we om je toestemming voor het gebruik ervan.

Je kunt het gebruik van cookies uitschakelen via je browserinstellingen, maar sommige onderdelen van onze website werken dan mogelijk niet goed meer.

We hebben afspraken gemaakt met andere partijen die via onze website cookies plaatsen. Toch kunnen we niet volledig controleren wat zij met hun cookies doen, dus lees ook hun privacyverklaringen.

Google Analytics

We gebruiken Google Analytics om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Het wordt alleen geladen als je in onze cookiemelding statistiekcookies accepteert. Weiger je, of heb je de melding nog niet beantwoord, dan wordt het niet geladen en verstuurt het niets. We hebben een verwerkersovereenkomst met Google en we staan Google niet toe om wat het hier verzamelt te gebruiken voor zijn andere diensten.

Onze eigen website meten

We meten hoe onze pagina's laden en hoe ze gebruikt worden, met software die we op onze eigen servers draaien. Dit gebeurt bij elke bezoeker, ook voordat je de cookiemelding beantwoordt, omdat er niets op je apparaat wordt geplaatst of uitgelezen.

Per paginaweergave leggen we vast: het adres van de pagina, de pagina of website waar je vandaan kwam, de breedte van je browservenster, een globaal apparaattype, welke browser-engine je gebruikt, het land waar je verbinding vandaan komt, metingen van de laadsnelheid, en een willekeurig gegenereerd nummer dat alleen voor die ene paginaweergave bestaat.

We slaan je IP-adres niet op, en ook niet je naam of e-mailadres, wat je typt, of een kenmerk waarmee we je bij een later bezoek zouden kunnen herkennen. We gebruiken je IP-adres kort, in gehashte vorm, om te beperken hoe vaak één bezoeker ons deze metingen kan sturen, en we verwijderen dat binnen tien minuten. Zonder blijvend kenmerk laten deze gegevens zien dát een pagina is bekeken en hoe snel die laadde, maar niet wie hem bekeek, en ze kunnen je niet van het ene bezoek naar het volgende volgen. Kwam je van een andere website, dan korten we dat adres in tot de domeinnaam voordat we het opslaan en gooien we de rest weg.

We bewaren deze gegevens 180 dagen en verwijderen ze daarna. We delen ze met niemand.

Beveiliging

We nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te beperken. We nemen verantwoordelijkheid voor de beveiliging van je persoonsgegevens. We vernieuwen onze beveiligingsmaatregelen om een veilige opslag van persoonsgegevens te waarborgen, en houden bij wat er mis zou kunnen gaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

We behouden ons het recht voor deze verklaring te wijzigen. We raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Inzage en wijziging van je gegevens

Je kunt altijd contact met ons opnemen als je vragen hebt over ons privacybeleid, of als je je persoonsgegevens wilt inzien, wijzigen of laten verwijderen.

Je hebt de volgende rechten:

• Recht op inzage: je hebt het recht om te zien welke persoonsgegevens we van je hebben verwerkt;
• Recht op rectificatie: je hebt het recht om persoonsgegevens die we van je hebben verwerkt te laten corrigeren, als deze informatie (gedeeltelijk) onjuist is;
• Recht om een klacht in te dienen: je hebt het recht om een klacht in te dienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons, of tegen direct marketing;
• Recht op vergetelheid: je kunt bij ons een verzoek indienen om persoonsgegevens die we van je hebben verwerkt te laten verwijderen;
• Recht op dataportabiliteit: indien technisch mogelijk, heb je het recht om ons te vragen je verwerkte persoonsgegevens over te dragen aan een derde partij;
• Recht op beperking van de verwerking: je kunt bij ons een verzoek indienen om de verwerking van je persoonsgegevens (tijdelijk) te beperken.

Als je gebruikmaakt van een van bovengenoemde rechten, kunnen we je vragen jezelf te identificeren met een geldig identiteitsbewijs, om te bevestigen dat het om jouw persoonsgegevens gaat. Zorg er in dat geval voor dat je je BSN en pasfoto onzichtbaar maakt.

Meestal reageren we binnen één maand op je verzoek. Deze termijn kan worden verlengd als het verzoek complex blijkt of aan een specifiek recht is gekoppeld. We stellen je op de hoogte van een eventuele verlenging van deze termijn.

Klachten

Wil je een klacht indienen over ons gebruik van persoonsgegevens? Stuur dan een e-mail met de details van je klacht naar [email protected]. We onderzoeken en beantwoorden elke klacht die we ontvangen.

Vind je dat we je niet op de juiste manier helpen? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Voor Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens

OneSpace Security B.V.
Torenlaan 19A
1251HE Laren
[email protected]

Deel je bestanden met wie je wilt, waar je wilt. Altijd versleuteld.